随着企业财务数字化转型进程加快,企业会计档案也开始进入到了数字管理时代,纸质会计档案管理方式正在逐渐向电子会计档案转型升级。依照国家相关规定,会计档案存储强调文件的“原生性”,也就是,原生形态为电子文件的会计档案,仅以打印纸质存档不再合规。这也就意味着,企业“化电为纸”的传统管理方式终将会被抛弃。不过,在企业上线电子会计档案后,“纸质文件依然不敢扔”成为普遍存在的现象。
“电子会计档案上线之后,纸张完全不留存,一旦电子会计档案故障了怎么办?”
“电子会计档案数据被人为损坏或病毒入侵了怎么办?”
“电子会计档案中的数据和资料,可以永久保存不丢失吗?”
01
管理制度+数据安全“双重保障”
电子比纸质更可靠!
很多企业不敢丢弃纸质会计档案的前提是,对电子会计档案这一新生事物的可靠性信赖不高。事实上,与纸质会计档案易篡改、丢失、腐蚀、起火/浸水等诸多不确定因素相比,会计档案电子化之后可具备更高的安全系数。如何保障“电子”如何比“纸质”更安全?在会计档案管理过程中,管理制度和管理平台是影响电子会计档案安全性的两大关键。建议企业从这两方面入手:
管理制度方面,在搭建档案的管理平台时,要先去梳理企业的档案管理流程,健全我们档案管理的制度,尽可能要从制度的层面去规范人员的管理行为,这样我们可以最大可能去规避掉人为因素,导致电子会计档案数据的不完整以及损坏。同时,需制定明确的备份制度和数据恢复制度,保证在遇到极端情况时,数据可及时恢复并极速提供使用。
管理平台方面,企业对档案管理平台的疑惑通常集中在——档案管理平台是否会遇见网络中断,使用过程当中是否会无法点开查询,以及档案数据在电子形式下存储是否会丢失等方面。因此,电子会计档案管理平台对档案的生成、整理、备份等一系列环节都应有明确标准,并由此生成电子会计档案管理平台运行的底层逻辑。
基于科学的管理制度和完善的电子会计档案管理平台,企业上线电子会计档案后,企业可获得稳定可靠的会计档案电子化成效。那么,怎样的电子会计档案能真正做到稳定可靠、万无一失?
答案是:需有完备的安全机制。电子会计档案系统的底层逻辑中,应包含防篡改、防恶意损坏、灵活备份等相关机制,确保档案数据在进入到档案系统后的安全性、完整性。基于此,数据在系统运行中即便遇到了外部入侵、网络中断、系统崩溃等特殊情况,数据也不会丢失——通过管理制度中设定的分布式存储、灾备制度等备份机制,以及智能化的数据恢复入口,可保障系统平稳运行并实现秒级数据恢复。这正是合思·易会档的优势所在。
02
合思·易会档,让档案数据“真的安全”!
电子会计档案系统故障的原因通常集中在三种极端情形:人为恶意损坏、病毒访问、网络中断。
作为电子会计档案全生命周期专属管家,合思·易会档基于电子档案管理平台内置的加密,档案系统底层防篡改、防损害等一系列相应机制,保障电子会计档案全生命周期稳定运行,可预防90%的恶意损坏和病毒访问等情况发生。
一旦发生极端情况怎么办?合思·易会档灵活有效的灾备机制,搭配企业预先设定的电子会计档案管理制度,可对企业会计档案进行全维备份。此外,区块链技术也可为电子会计档案系统带来“双重保护”。
一重保护:在多区块的运营模式之下,同时会有多个节点在对电子档案数据进行备份。每个节点都会使用同一套数据,并通过自身加密算法实时验证数据是否被篡改、损坏。
二重保护:区块链上有多个节点,除档案系统管理机制的灾备系统外,区块链的多节点存储也可以起到数据备份、数据恢复等灾备效果。每一个节点都会备份同一套数据,而这个数据即使电子会计档案数据在突破了管理制度,也有系统底层逻辑承接,一旦本地灾备数据发生丢失,区块链上的数据也可响应恢复。
基于电子文件“单轨制+单套制”,合思·易会档实现电子会计档案的核心应用价值——会计档案不打印。在合思·易会档在企业内部全面落地后,电子文件、纸质文件将全部实行电子归档,仅保留纸质原文件及少量的具有永久保存价值的电子会计档案纸质打印件,作为备查。
与此同时,为极致保障数据安全,合思·易会档将在提供科学的管理制度规划、完备的管理平台之外,更将区块链的技术与电子会计档案深度结合,让企业应用电子会计档案的风险降至最低,真正做到电子会计档案数据长久存储、安全利用。
